Въпроси и отговори за отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства(ФУ) според Наредба 18

"При липса на свързаност с фискално устройство софтуерът блокира операциите по откриване и приключване на продажба." 

Въпрос: 

Как трябва да се процедира в случаите, в който се използва "Драйверът за управление на ФУ" чрез текстов файл. В тези случай може да се установи липса на връзка едва след запис на операция. Всички производители на ФУ предлагат възможността да се използват допълнителни приложения служещи като мост между системите за продажби и фискалните устройства. Командите предавани от системата са във вид на текстов файл. 

Отговор: 

Изискването е в т.8 от Приложение 29. Изискването предполага такъв вид комуникация между софтуера и ФУ, която да позволява проверка за свързаност с работещо ФУ в момента на откриване на всяка продажба. Това предполага използване на протокол за комуникация между софтуера и ФУ.

Блокира се само работното място, което няма връзка с ФУ.

"При откриване на нова продажба софтуерът генерира уникален номер на продажбата(УНП), който се формира по следния начин:
No на ФУ - No на работно място - Код на оператор - Последователен номер на продажбата
Пример: XXX-YYY-ZZZ-0000001". 

Въпрос: 

Не всеки софтуер генерира номер на операция при нейното отваряне. Голяма част от производителите на софтуер получават "Последователен номер на продажбата" едва след записа и в базата данни. Допуска ли се генерирането на "Уникален номер" да става при запис на продажбата, а не при отварянето й. 

Отговор: УНП следва да се генерира при нейното откриване.  

Съгласно т.9 от Приложение 29, при въвеждане в СУПТО софтуерът генерира УНП.  При извършване на плащане по продажбата софтуерът подава УНП към ФУ за включването му в издавания ФБ.

С въвеждането в софтуера на информация за продажбата на услугата софтуерът следва да присвои на тази продажба уникален номер. При издаване на ФБ за извършеното плащане по фактурата в брой СУПТО следва да подаде информация към ФУ за УНП, който ще бъде отпечатан на издадения ФБ.

Отговор: Софтуерът трябва да има надеждна защита от преднамерено или случайно изтриване или промяна на вече записани данни за приключени продажби. Не се допуска редакция на записани данни. Редът за промяна е чрез сторниране на приключена продажба или анулиране на неприключена продажба.

Въпрос:  Изискване 24 "Софтуерът не притежава възможност за работа в тестови режим, режим за обучение или друг подобен“. 

Отговор: Демонстрацията на възможностите на софтуера пред потенциални клиенти и обучения на служители за работа с него  могат да се осъществяват в тестова среда с нефискализирани фискални устройства.

Въпрос: 

Какво се случва със сторно бележките, ако няма достатъчна касова наличност, при въведена голяма сума и установена грешка след няколко дни?

Напр: В малък обект за захарни изделия, с максимален дневен оборот 100-120 лв., вместо 50 лв. се пуска бележка за 5000 лв. Явно е, че в рамките на един календарен месец, обекта няма как да достигне необходимата касова наличност. В такъв случай как трябва да бъде извършено сторното, чрез фискалното устройство или по друг начин?

Отговор: В редакцията на чл.31, ал.3 е въведено изключение, че при допусната операторска грешка не се прави проверка за касова наличност.

При извършване на физическо сторно следва във фискалния или системния бон, който ще се издаде за сторно операцията, да се посочат идентификационните данни на бона, който ще се сторнира.

Въпрос: 

Промените в Наредба Н-18 засягат и всички търговци на едро. При тях от получаването на заявката от клиента до изпълнението и има 4-5 дни преди стоката да започне да се отделя и подготвя за транспортирането, като не е ясно дали заявените количества ще могат да бъдат изпълнени. 

Окончателните количества и видове стоки стават ясни 4-5 дни след получаването на заявката. Според промените Z отчет няма да може да се пуска, ако има неприключила продажба - това за нас ще е ежедневие. Как ще се процедира - ще трябва да се сторнират в края на деня всички заявки, които не са завършили с продажба ли? На следващия ден ще трябва да се въвеждат отново, след това да се сторнират. 

Отговор:

Отпада изискването софтуерът да не може да подава команда към ФУ за генериране на ФБ или за отпечатване на дневен отчет при наличие на неприключени към този момент продажби.  В случай, че се наложи промяна в обхвата на продажбата преди нейното приключване - вид и количество на стоките, респ. цена,   тогава продажбата следва да бъде напълно или частично анулирана, като информация за това се съхранява от софтуера.

Въпрос: Програми, за които не е налице задължение за издаване на фискален бон

Съществуват множество програми, чрез които се обработва информация за продажби, изготвят се фактури, приемо-предавателни протоколи и други документи. Не става ясно дали тези от програмите, които не осъществяват връзка с фискално устройство, попадат под разпоредбите на наредбата.

Например може да бъде обработвана информация за стоки и да бъдат изготвяни фактури за продажби чрез Excel на Microsoft. Това означава ли, че тази програма трябва да отговаря на изискванията на наредбата?

Изготвяйки фактура с Excel за продажба с плащане в брой, трябва ли програмата Excel да отговаря на изискванията на наредбата и на закона иначе ще ме глобят за използване на софтуер, който не е в списъка на НАП с одобрени програми

Отговор:

Microsoft Office - пакетът не подлежи на деклариране, но ако СУПТО е разработен на база продукт от пакета (напр. MS EXCEL, MS ACCESS), производителят на този софтуер следва да декларира съответствие с изискванията на наредбата.

За целите на наредбата се въвежда и следното определение на понятието „управление на продажбите“:  „управление на продажбите“ чрез използване на СУПТО е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване върху движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.“

В проекта на НИД също така отпадат определенията за откриване и закриване на продажба. 

Приложение 29 чл.52а, т.17: „При генериране на документи, различни от фискален бон, софтуерът не допуска включване на текст, съдържащ думите „Фискален“ „Фискална“, „Фискално“, „Фискални“ или производни словосъчетания. 

Изискването не се отнася до наименованията на търговците, които при отпечатване се придружават от правно-организационната им форма и техния ЕИК, както и до вида на закупуваната стока.“

Въпрос: 

В Таблица 21.2 как следва да се отрази в таблицата записи, ако е налице повече от едно плащане по продажбата. Дали трябва да има запис за всяко плащане по отделно и в колона Дължима сума да се посочва само остатъка преди плащането?

Отговор:  В Таблица 18.2 (предишна 21.2.) следва да има запис за всяко плащане по продажба. Поле „Дължима сума“ е премахнато.

Въпрос: В СУПТО, не е задължително да има възможност за следене на плащанията по продажби, които не изискват издаването на фискален бон. Такива плащания (обработка на банкови извлечения) могат да се обработват със счетоводен софтуер в счетоводни КЪЩИ. Означава ли, че такъв софтуер покрива изискванията на наредбата?

Отговор: Няма изискване за „следене" на плащания по продажби, извършени по банков път.

Въпрос: 

В различните СУПТО има различни наименования на исканите номенклатури. 

Никъде не се вижда, че може да се подаде информация за номенклатура, която е еквивалент на посочената в наредбата. 

 Означава ли например, че софтуерът не отговаря на изискванията на Приложение 29, ако не ползва например Роли на потребителите, а правата на всеки потребител се задават индивидуално или вместо номенклатура на Видовете плащания ползва Начини на Плащания и Условия на плащане,  които могат да бъдат свързани или не с номенклатура.

Отговор: Допуска се предоставянето на алтернативни номенклатурни таблици, които, като обхват на съдържащата се в тях информация, съответстват на посочените в т. 18.9.

Въпрос: 

Съгласно чл.52в, ал.2, т.3 всички СУПТО трябва да предоставят в НАП описание на базата данни и source code. Това предполага, че няколко служители на НАП ще разполагат с пълна информация за структурите на базата данни и source code на всички СУПТО. 

Отговор: Изисква се само source code на изпълнимия файл за достъп и извличане на данни от БД на софтуера в структуриран четим вид.

Въпрос: 

Съгласно чл.52е(1) т.1 в определени ситуации производителят на софтуер е длъжен да предостави на НАП ”пълен инсталационен пакет на използвания от търговеца софтуер". 

Всички по-големи софтуери, както и ERP системи работят с лицензирани бази данни (0racle, Interbase, MS Sql.. .), за които е необходим платен лицез.
В този случай как ще се предоставя такъв пакет на органа по приходите, след като няма такъв лиценз и се нарушава правото на собственост и лицензната политика на съответния софтуер? 
Единици са базите със свободен достъп.

Отговор: Направена е промяна в текста, като е дадена възможност алтернативно производителят да осигури контролирана среда   и да съдейства на експерта за провеждане на изпитвания на софтуера, с оглед установяване на причините за установеното несъответствие.


Въпрос: Забрана за издаване на служебни бонове

Т.11 от Приложение 29 забранява издаването на служебни бонове от ФУ при връзка със СУПТО в следния случай: "Софтуерът не допуска отпечатване на служебни бонове за направени клиентски поръчки в рамките на една продажба". Тази изрична забрана е с цел нормативно възпрепятстване на опитите за симулация на фискален бон, които се предоставят на клиентите.

Това затруднява част от бизнеса, като не позволява печат на ваучери за последващата отстъпка, информативни бонове за условия по гаранция, бон дубликат, копие на картово плащане, когато ФУ печата данните от транзакцията, бележки за вход и изход на касиера от системата, системна информация за софтуера, нова парола, генерирана от софтуера за съответният касиер и други.

Предложение: по-добре въпросните бонове да се печатат като служебни на ФУ, вместо да се подават към нефискални (кухненски) принтери; Така данните ще бъдат налични в КЛЕН при евентуална нужда от одит от НАП. 

Отговор:
На ФУ могат да се печатат само изрично дефинираните в Наредбата служебни бонове. В изискванията към софтуерите няма ограничение за свързване към тях на нефискални печатащи устройства - визираните документи ще може да се разпечатват на тях.

Отпада изискването за издаване на служебен бон „Приключена продажба без ФБ“.

Отпада изискването при приключване на продажба, за която не се изисква издаване на ФБ, софтуерът да подава команда към ФУ за запис в КЛЕН без печат на служебен бон. 
     
Отпадат изискванията към софтуера за отпечатване на служебен бон „Паричен отчет по оператори“ и „Дневен паричен отчет по оператори“.

Отговор: Отпада съхранението в лог-файла на информация за вид, количество и стойност на анулираните/сторнираните стоки.

Отговор:

Производителят е задължен да подава декларация за всяка нова версия на софтуера. Само в случай, че при новата версия е налице промяна във функционалността и/или структурата на базата данни, попадащи в обхвата на приложение 29, се подава и посочената в чл.52в, ал.2 информация.

Търговците ще могат за използват в търговските обекти само софтуер, за който е декларирано съответствие с изискванията на Наредбата. Не необходимо това да е последната версия на съответния софтуер и в тази връзка не е необходимо задължително да се сключват договори за поддръжка на софтуера.

От списъка ще се заличава версията на софтуера, за която е установено несъответствие с изискванията на Наредбата.

За по-подробно описание на реализацията на изискванията на Наредба 18 виж сайта за складовата програма СкладИН18.